茶會之前，主人要首先確定主客，即主要的客人，一般為身份較尊貴者，像千利休之于豐臣秀吉。確定了主客之后再確定陪客，這些陪客既要和主客比較熟悉又要和主客有一定的關系。決定客人之后便要開始忙碌的準備茶會了，這期間客人們會來道謝，因為準備工作的繁忙主人只需要在門前接待一下即可。一般茶會的時間為四個小時，太長容易導致客人疲憊，太短又可能無法領會到茶會的真諦。茶會有淡茶會（簡單茶會）和正式茶會兩種，正式茶會還分為“初座”和“后座”兩部分。為了辦好茶會，主人要東奔西跑的選購好茶、好水、茶花、做茶點心及茶食的材料等。茶會之前還要把茶室、茶庭打掃的干干凈凈，客人提前到達之后，在茶庭的草棚中坐下來觀賞茶庭并體會主人的用心，然后入茶室就座，這叫“初座”。主人便開始表演添炭技法，因為整個茶會中要添三次炭（正式茶會的炭要用櫻樹木炭），所以這次就稱為“初炭”。之后主人送上茶食，日語為“懷石料理”（據(jù)說和尚們坐禪饑餓時將烤熱的石頭揣在懷里以減少饑餓感，故稱）。用完茶食之后，客人到茶庭休息，此為“中立”。之后再次入茶室，這才是“后座”。后座是茶會的主要部分，在嚴肅的氣氛中，主人為客人點濃茶，然后添炭（后炭）之后再點薄茶。稍后，主人與客人互相道別，茶會到此結束。 茶會通常有紀錄，紀錄的內(nèi)容包括與會眾、壁龕裝飾、茶具、飯菜、點心等情況，有時還加入與會眾的談話摘要和紀錄者的評論。這種紀錄叫“會記”。古代有很多著名茶會的會記流傳下來，成為現(xiàn)代珍貴的資料，如《松屋會記》、《天王寺屋會記》、《今井宗久茶道記書拔》、《宗湛日記》等被稱為四大會記。