企業(yè)如何管理會(huì)議？

一、會(huì)議籌備

(一)、會(huì)議資料準(zhǔn)備注意事項(xiàng)：

1、在具備條件的前提下將參會(huì)人員的資料按每人次準(zhǔn)備好，注意區(qū)分參會(huì)人員的角色(如分成會(huì)議主持、參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、參會(huì)普通人員)，資料按照人員角色分別準(zhǔn)備。

2、會(huì)議資料較多時(shí)，需要按照會(huì)議議程將會(huì)議資料按次序排放，最好裝訂成冊(cè)，編好頁碼，方便參會(huì)人員閱讀。

3、當(dāng)參會(huì)各人員因角色不同需要不同的資料時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照人員或單位將資料以文件袋裝好標(biāo)注資料歸屬人員或單位，方便參會(huì)人員領(lǐng)取。

4、若需要給參會(huì)人員發(fā)放紀(jì)念品或禮品等，應(yīng)當(dāng)與會(huì)議資料一同準(zhǔn)備好，置于資料文件袋中一并發(fā)放給參會(huì)人員。

(二)、會(huì)議通知注意事項(xiàng)：

會(huì)議通知分為口頭通知和書面通知，其中口頭通知只適用于參會(huì)人員較少的非正式會(huì)議，31會(huì)議網(wǎng)認(rèn)為書面會(huì)議通知需注意以下幾點(diǎn)：

1、正式的書面會(huì)議通知應(yīng)包含：簡(jiǎn)要的會(huì)議議程說明、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)等。

2、書面會(huì)議通知應(yīng)通過正式途徑發(fā)送給參會(huì)人員，如OA系統(tǒng)、電子郵箱、網(wǎng)站公布等，如有必要可另行電話通知參會(huì)人員。

(三)、會(huì)議議程安排注意事項(xiàng)：

1、正式會(huì)議開始時(shí)一般需要解釋會(huì)議整體流程，將會(huì)議分為幾項(xiàng)內(nèi)容，如工作匯報(bào)階段、討論階段、工作安排階段等。會(huì)議流程介紹需要整理成正式文檔作為會(huì)議主持的資料裝訂好，一般情況下沒有會(huì)議主持人的情況下可有會(huì)議組織人員介紹會(huì)議流程。

2、安排會(huì)議議程時(shí)應(yīng)考慮到會(huì)議時(shí)間，盡量將會(huì)議時(shí)段安排在正常工作時(shí)段內(nèi)，如9：00-11:00或者15:00-17:00，如果是跨天的會(huì)議或者占用中晚餐時(shí)間的會(huì)議需要考慮是否安排餐宿問題。

(四)、會(huì)場(chǎng)布置注意事項(xiàng)：

1、正式會(huì)議的會(huì)場(chǎng)應(yīng)提前安排好，并在書面會(huì)議通知中告知參會(huì)人員。

2、正式會(huì)議一般需要安排好參會(huì)人員的坐席并準(zhǔn)備好參會(huì)人員的銘牌，在會(huì)議開始前排好坐席及銘牌。

3、對(duì)于安排好坐席的會(huì)場(chǎng)，應(yīng)將會(huì)議資料袋在會(huì)議前擺放在坐席上。

4、需要用到視頻放映或者開視頻會(huì)議時(shí)，要調(diào)試好會(huì)場(chǎng)的投影儀、調(diào)音臺(tái)、幕布、麥克風(fēng)等器械。

5、注意各項(xiàng)會(huì)場(chǎng)的環(huán)境因素，例如溫度、燈光等，按照實(shí)際情況調(diào)整好。

6、會(huì)議組織人員應(yīng)準(zhǔn)備好各項(xiàng)會(huì)議記錄工具，如相機(jī)、攝像機(jī)、錄音筆等，以便于在會(huì)后做好會(huì)議總結(jié)工作。

(五)、現(xiàn)場(chǎng)安排(人員入場(chǎng)時(shí))注意事項(xiàng)：

1、會(huì)議開始前在會(huì)場(chǎng)入口處設(shè)立接待處，準(zhǔn)備好簽到表，對(duì)參會(huì)人員簽到。

2、會(huì)議資料較少時(shí)可在參會(huì)人員簽到時(shí)分發(fā)給參會(huì)人員。

二、會(huì)議中

(一)會(huì)議記錄注意事項(xiàng)：

1、安排好專職的會(huì)議記錄員，對(duì)參會(huì)人員的發(fā)言進(jìn)行記錄(特別是討論性質(zhì)的會(huì)議)，記錄內(nèi)容會(huì)后留底。

2、安排專人攝影(攝像、錄音)，會(huì)后留底。

(二)會(huì)議服務(wù)注意事項(xiàng)：

1、安排專人(會(huì)議組織人員或物業(yè)人員)負(fù)責(zé)茶水服務(wù)。

2、舉辦大型會(huì)議或視頻會(huì)議時(shí)，安排專人負(fù)責(zé)操作麥克風(fēng)、調(diào)音臺(tái)、投影儀、視頻設(shè)備等。

(三)其他注意事項(xiàng)：

1、參會(huì)人員就坐后提醒全部參會(huì)人員關(guān)閉手機(jī)或調(diào)成靜音。

2、會(huì)議時(shí)間較長(zhǎng)時(shí)，可適當(dāng)安排中途休息時(shí)間。

三、會(huì)議后

(一)整理會(huì)議記錄：

1、整理好會(huì)議中的文字記錄和圖片、視頻、音頻記錄，進(jìn)行備案。

2、完成會(huì)議總結(jié)材料，材料內(nèi)容應(yīng)包括：會(huì)議議程各項(xiàng)內(nèi)容、主要人員發(fā)言材料、會(huì)議討論內(nèi)容和總結(jié)性結(jié)論。

3、整理完成會(huì)議總結(jié)材料后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，將審批通過的材料分發(fā)至各參會(huì)人員遵照?qǐng)?zhí)行。

3、31會(huì)議網(wǎng)建議重要會(huì)議結(jié)束后可考慮在網(wǎng)上發(fā)布會(huì)議相關(guān)新聞。

做會(huì)議印刷品需要注意哪些問題？

會(huì)前：

大會(huì)專用信封、信紙。

宣傳品--海報(bào)、會(huì)議通知、報(bào)名表。

會(huì)議期間：

大會(huì)節(jié)目手冊(cè);

其他：名牌、與會(huì)證書、感謝狀、晚宴邀請(qǐng)卡、餐券;

論文摘要集/與會(huì)者名冊(cè)。

依照會(huì)議規(guī)模及大會(huì)預(yù)算，以上有些項(xiàng)目可調(diào)整增減，例如：如果沒有很多經(jīng)費(fèi)可以不用印制信封信紙;但如果籌備時(shí)間很長(zhǎng)而經(jīng)費(fèi)足夠的話，也有主辦單位印制第二次甚至第三次會(huì)議通知，用以提醒參加人員并加強(qiáng)宣傳。

會(huì)前使用的印刷品

會(huì)前的準(zhǔn)備工作需要用到很多的印刷品，一來可以統(tǒng)一大會(huì)形象，二來可以同時(shí)開展做宣傳。

信封、信紙

先請(qǐng)一家合作良好的印刷設(shè)計(jì)公司設(shè)計(jì)符合大會(huì)主題的CIS(含大會(huì)logo、字體、色系等)，依照這個(gè)大會(huì)識(shí)別系統(tǒng)(CIS)去延伸設(shè)計(jì)其他相關(guān)印刷品，如此不但所有大會(huì)的印刷品有一致的整體感，甚至大會(huì)會(huì)場(chǎng)布置物，如指示海報(bào)、眉目板等也可使用這個(gè)CIS，加強(qiáng)與會(huì)人員印象。

接著，就可以設(shè)計(jì)大會(huì)信封/信紙，當(dāng)然現(xiàn)在大多使用電腦發(fā)信或e-mail聯(lián)絡(luò)相關(guān)事宜，但是有些正式函件或報(bào)告仍然使用大會(huì)信紙，而且寄發(fā)會(huì)議通知也必須使用信封。最好設(shè)計(jì)兩種尺寸的信封，可分別用來寄信件及會(huì)議通知之用。

宣傳品

需要印刷的宣傳品包括：

--海報(bào);

--會(huì)議通知(宣傳小冊(cè))

印刷設(shè)計(jì)與制作

封面(海報(bào)、會(huì)議通知)

--會(huì)議名稱、1ogo。

--日期和地點(diǎn)。

--主辦單位--由誰主辦。

--摘要--簡(jiǎn)單介紹內(nèi)容或主題。

--大會(huì)標(biāo)語。

內(nèi)容(會(huì)議通知)

詳述會(huì)議內(nèi)容，特別強(qiáng)調(diào)重要的演講人及講題，并對(duì)發(fā)言人和講題詳細(xì)介紹，以鼓勵(lì)大家參加，主題要醒目，要讓讀者信服這個(gè)會(huì)議是有價(jià)值的，引起回響，大致內(nèi)容如下：

--時(shí)間、日期和地點(diǎn)。

--會(huì)議名稱。

--主辦單位及協(xié)辦單位，或指導(dǎo)單位。

--大會(huì)籌備委員會(huì)名單及秘書處。

--主題。

--會(huì)議主人邀請(qǐng)函。

--誰應(yīng)該參加和為什么。

--演講人名字、職稱。

--會(huì)場(chǎng)簡(jiǎn)介

--報(bào)名費(fèi)用(包括內(nèi)容)

--報(bào)名表

--住宿資料

--眷屬活動(dòng)和相關(guān)旅游資料

--特別活動(dòng)

--教育學(xué)分

設(shè)計(jì)大會(huì)宣傳小冊(cè)(會(huì)議通知)

設(shè)計(jì)一份實(shí)用又精美的會(huì)議通知，除了可以吸引注意，還可以讓與會(huì)者留存，不僅用來宣傳，還可在將來讓人們律津樂道。

內(nèi)容：

--將重要訊息放在封面

--宣傳(廣告)時(shí)要有一致性，以這個(gè)主題為主

--封面利用單一圖樣

--選擇照片在大會(huì)宣傳小冊(cè)，說明目的

--在照片下要說明

--避免陳詞濫調(diào)

--加強(qiáng)重點(diǎn)

--以照片來代替圖案

--不要?；ㄕ?/p>

--使大會(huì)宣傳小冊(cè)看起來有價(jià)值感

--在質(zhì)量上要好

--誠(chéng)實(shí)以告

--用信封郵寄大會(huì)宣傳小冊(cè)

--提供報(bào)名方法

--確定參加者對(duì)象及目標(biāo)

--利用封面引起興趣并著手行動(dòng)

--讓有意愿與會(huì)的人參與

--人性化，引發(fā)興趣

--利用別人推薦來增加可信度

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