助理、秘書與文員在本質上都是秘書，只不過是它們從事的秘書工作側重點有所不同。一般來說，秘書工作大致可分為abcd四個層次，最上層a部分工作是指參與企業(yè)經營決策、協(xié)調與各方面的關系、陪同上司出席各種商務活動和負責秘書部門的管理等工作；b部分工作包括上司辦公室的管理、負責文件起草、信息收集、日程管理、上司出差準備等工作；c部分工作包括為上司接打電話、接待客人、收發(fā)郵件等工作；最底層d部分工作主要足負責辦公用品管理、安檢、衛(wèi)生等行政后勤工作。 在大多數(shù)公司，負責a部分工作的一般是由辦公室主任這類的人，a類工作實際上屬于企業(yè)管理的范疇，不是嚴格意義上的“秘書工作”；同樣，d部分的工作也不是嚴格意義的“秘書工作”，它屬于行政后勤工作的范圍。因此，秘書工作的核心是b和c這兩部分。 我國目前對“助理”、“秘書”和“文員”這幾種職位沒有進行嚴格的區(qū)分，不過，種分類可以看出，所謂“助理”就是負責a和b兩部分工作的人；所謂“秘書”就是負責b和c兩部分工作的人；而“前臺”或“文員”就是負責c和d兩部分工作的人。前臺,文員,秘書，文秘，助理和行政之間的區(qū)別 在小公司，助理＝前臺＝文員＝秘書＝打雜＝茶水生＝繁瑣 前臺： 工作職責： 1、 負責公司前臺接待工作。 2、 負責公司電話接轉、收發(fā)傳真、文檔復印等工作。 3、 負責各類辦公文檔、商務文檔、合同協(xié)議的錄入、排版、打印。 4、 日常文書、資料整理及其他一般行政事務。 技能要求： 1、 對辦公室工作程序熟悉 2、 熟練使用Word、Excel等辦公軟件，會借助互聯(lián)網查找資料； 3、 具有優(yōu)秀的中英文書寫能力、表達能力； 4、 具有良好的溝通能力、協(xié)調能力，及較強的保密意識； 5、 熟練使用各種辦公自動化設備； 6、 具有良好的適應能力，能在壓力下工作。 文員1：（分為好多種，每種要求不同，但基本要求相同，以下為辦公室文員） 工作職責： 1、根據辦公室領導的要求，完成有關報告、文稿的起草、修改工作。完成打字、復印及傳真等工作，及時送交領導或按要求傳送給客戶。 2、做好日常電話接待工作。完成行政辦公會議的書面記錄、整理。 3、完成各類文件的收集、整理、立卷、裝訂、歸檔等保管工作。 4、根據要求采購日常辦公用品，并及時登帳。管理本部的財產帳目（低值易耗品、固定資產）。做好辦公室設備管理及維修。 5、做好年度報刊雜志的訂閱工作，收發(fā)日常報刊雜志及郵件交換。 6、做好辦公室每月考勤。做好物品保管工作。 技能要求： 1、教育背景：文秘或管理類相關中專以上學歷。 2、經驗：從事二年以上企業(yè)文員工作經驗。 3、技能技巧：熟悉辦公室行政管理知識；熟悉辦公軟件。 4、工作仔細認真、責任心強、為人正直、敢干堅持原則； 5、有較強的溝通協(xié)調能力。有良好的紀律性、團隊協(xié)助作以及服務創(chuàng)新精神。 6、年齡在20-25歲左右 文員2：（工程文員） 工作職責： 1、處理來函文件，登記、歸檔、統(tǒng)計資料、打印、復印函件資料。 2、編制每月辦公用品，做好領用發(fā)放工作。 3、辦理工作餐卡、藥費報銷及其它日用品的發(fā)放工作。 4、協(xié)助編制部門工資、獎金發(fā)放表格。協(xié)助做好工程部月材料、資金消耗表，水電、煤月度能耗表。 5、保證工程部辦公室的清潔衛(wèi)生和接傳電話。 6、負責登記員工考勤表。 7、協(xié)助工程部對所有圖紙、技術資料、圖書進行分類，編號、建卡、存檔、建帳和保持資料的完整性。 8、完成部門安排的其他工作任務。 技能要求： 1、高中以上文化程度，有一定工作能力。 2、責任心強，工作細致、穩(wěn)重、踏實、耐心、熱情、終于職守、嚴守機密。 3、從事工作二年以上。書寫工整、流利、受過秘書工作培訓。 4、身體健康、精力充沛。 秘書:（部門秘書） 工作職責： 1、負責組織部召開的各種會議的會務工作，做好會議記錄，起草會議紀要、簡報，協(xié)助督促各單位貫徹落實各項工作任務的情況。 2、做好各類文件的登記、保管、轉發(fā)、立卷、存檔等，保管使用印鑒、介紹信及經費本。 3、草擬年度工作計劃、總結、報告、清算、批復等文檔。 4、做好辦公室勤雜內務工作、文書檔案管理，做好上級及校內有關文件收發(fā)、登記、傳閱、下發(fā)和年終清理、立卷、歸檔工作，辦理定購和發(fā)放各種學習材料。 5、做好部信件登記、分發(fā)、寄發(fā)工作，受理黨員干部來信來訪工作，及時做好登記、自辦或傳遞等工作，遇到重大問題及時向部領導匯報。 6、協(xié)助部領導協(xié)調各個崗位的工作關系。 7、深入基層單位調研做好部領導的參謀和助手。 8、協(xié)助做好部辦公室的日常工作。 9、做好部領導交辦的其他各項工作。 技能要求： 1、大學本科，經濟或中文專業(yè)，2年以上秘書工作經驗； 2、良好的組織、溝通能力； 3、流利的英語聽說讀寫能力； 4、熟練的計算機操作技巧 秘書：（總經理秘書） 工作概述： 負責文件的匯簽、收發(fā)管理；對公司級會議進行記錄，并整理成文；處理總經理日常行政事務、會議、接待、活動、報銷單整理等工作；負責總經理和各部門總監(jiān)的聯(lián)絡工作；整理總經理的文件；完成部門經理布置的各項工作。 工作職責： 1、協(xié)助總經理處理公司公文、行政事務。 2、執(zhí)行總經理交辦的各事項。 3、了解文件管理制度、日常文件的收發(fā)程序。 4、擬定文件的借閱權限及借閱規(guī)定，并嚴格按規(guī)定借閱。 5、負責文件的匯簽、收發(fā)、管理工作。 6、做好公司級會議的記錄、并整理成文。 7、嚴格執(zhí)行保密制度，做好各項保密工作。 8、總經理活動、接待方面的安排、報銷單的整理、來訪的接待，與各部門聯(lián)系密切。 9、有關文稿的撰寫及審批。 10、公司會議、報告的安排。 11、公司所有資料的存檔。 12、每周一提交上周工作總結和本周工作計劃。 技能要求： 1、女性，26歲以下， 2、文秘、檔案管理、中文等專業(yè)，大專以上學歷 3、形象、氣質較好，工作認真細致，工作條理性、邏輯性較強。 4、有總經理秘書工作經驗，具有良好的服務意識具有良好口頭及文字表達能力。 5、熟練使用各種辦公軟件及辦公工具 助理：（行政助理） 工作概述： 制定和完善公司的行政管理制度，使公司的管理更加規(guī)范、合理；合理安排車輛調度；員工日常行為的督導；辦公區(qū)域的管理；日常行政事務的管理。 工作職責： 1、 擬制行政管理制度，并對各部門執(zhí)行情況進行監(jiān)督、檢查。 2、有效合理的安排公司員工用車，以提高員工的工作效率。 3、負責員工午餐的安排及協(xié)調工作。 4、按管理規(guī)定和作業(yè)流程及時完成公司人員的名片印制。 5、新進員工辦公桌位的安排。 6、負責辦公區(qū)域的管理。 7、員工日常行為規(guī)范的管理，并進行相應的獎罰。 8、配合行政部經理做好年度行政預算工作。 9、負責公司通訊費用的審查與管理工作。 10、負責會議室與活動中心的管理工作。 11、負責為客戶和公司活動準備場地。 12、根據公司年度行政預算及庫存情況進行辦公用品、辦公設備的采購，超出預算的支出需經部門經理、財務部總監(jiān)批準后方可采購。 13、嚴格按照采購管理制度進行采購，要貨比三家（至少三家），進行詢價、比價、議價。 14、每周一提交上周工作總結和本周工作計劃。 技能要求： 1、大學?？茖W歷，文秘專業(yè)優(yōu)先考慮。 2、限女性。 3、計算機操作熟練。 4、1年以上行政或文秘相關工作經驗。 5、有人力資源職業(yè)資格證書或財會知識的優(yōu)先考慮 助理：（銷售助理） 工作職責： 1．電話的接聽工作及上門客戶的接待工作。熟悉公司產品的基本情況，得體的回答問題或轉給相關人員（部門）。 2．客戶資料的管理工作，包括數(shù)據的收集整理分析，相應產品信息的email，直郵及信息反饋工作。 3．網站的更新及相應軟性文章的發(fā)表收集工作。 4．廣告的管理工作。包括印刷品的設計制作，小禮品，促銷活動的策劃和制作。 5．產品的網上直銷工作，包括電話銷售和訂單處理。 技能要求： 1、大專以上（管理/營銷相關專業(yè)優(yōu)先） 2、較強的溝通交往能力，演講演示能力 3、能熟練運用office等辦公軟件 4、有較強的文字處理能力和表達能力 5、有較強英文讀，寫，聽，說運用能力 6、有分析整理客戶資料的能力。 7、一年以上銷售或行業(yè)工作經驗。