舉辦新聞發(fā)布會需要提前準備標題、時間、場地、發(fā)言人等要點工作。
1、標題
新聞發(fā)布會一般針對對企業(yè)意義重大，媒體感興趣的事件舉辦。每個新聞發(fā)布會都會有一個名字，這個名字會打在關(guān)于新聞發(fā)布會的一切表現(xiàn)形式上，包括請柬、會議資料、會場布置、紀念品等。
為發(fā)布會準備一個適當?shù)臉祟}，能帶來好的宣傳效果。如可以為發(fā)布會選擇一個具有象征意義的標題。這時，一般可以采取主題加副題的方式。副題說明發(fā)布會的內(nèi)容，主題表現(xiàn)企業(yè)想要表達的主要含義。

2、時間
新聞發(fā)布的時間通常也是決定新聞何時播出或刊出的時間。通常情況下，發(fā)布會的時間安排在工作日，時長為1小時左右，這樣可以相對保證發(fā)布會的現(xiàn)場效果和會后見報效果。
3、地點
場地可以選擇戶外（事件發(fā)生的現(xiàn)場，便于攝影記者拍照），也可以選擇在室內(nèi)。根據(jù)發(fā)布會規(guī)模的大小，室內(nèi)發(fā)布會可以直接安排在企業(yè)的辦公場所或者選擇酒店。酒店有不同的星級，從企業(yè)形象的角度來說，重要的發(fā)布會宜選擇五星級或四星級酒店。
為了體現(xiàn)權(quán)威性，可在人民大會堂等權(quán)威場所舉行。（由于審核程序繁瑣，企業(yè)可委托專業(yè)策劃公司全程策劃籌辦）
4、席位
擺放方式：發(fā)布會一般是主席臺加下面的課桌式擺放。注意確定主席臺人員。需擺放席卡，以方便記者記錄發(fā)言人姓名。擺放原則是“職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠后”。
很多會議采用主席臺只有主持人位和發(fā)言席，貴賓坐于下面的第一排的方式。一些非正式、討論性質(zhì)的會議是圓桌擺放式。
擺放回字型會議桌的發(fā)布會也出現(xiàn)的較多，發(fā)言人坐在中間，兩側(cè)及對面擺放新聞記者坐席，這樣便于溝通。同時也有利于攝影記者拍照。
注意席位的預(yù)留，一般在后面會準備一些無桌子的坐席。

5、道具
最主要的道具是麥克風(fēng)和音響設(shè)備。一些需要做電腦展示的內(nèi)容還包括投影儀、筆記本電腦、聯(lián)線、上網(wǎng)連接設(shè)備、投影幕布等，相關(guān)設(shè)備在發(fā)布會前要反復(fù)調(diào)試，保證不出故障。

新聞發(fā)布會現(xiàn)場的背景布置和外圍布置需要提前安排。一般在大堂、電梯口、轉(zhuǎn)彎處有導(dǎo)引指示歡迎牌，一般酒店有這項服務(wù)。事先可請好禮儀小姐迎賓。如果是在企業(yè)內(nèi)部安排發(fā)布會，也要酌情安排人員做記者引導(dǎo)工作。
6、資料
提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當，按順序擺放，再在新聞發(fā)布會前發(fā)放給新聞媒體，順序依次為：會議議程、 新聞通稿、發(fā)言稿、發(fā)言人背景、公司宣傳冊、產(chǎn)品說明資料、有關(guān)圖片、 紀念品、企業(yè)新聞負責(zé)人名片、空白信箋、筆（方便記者記錄）。

7、發(fā)言人
代表公司形象的新聞發(fā)言人對公眾認知會產(chǎn)生重大影響。
新聞發(fā)言人的條件一般應(yīng)有以下的幾方面：
公司的頭面人物之一——新聞發(fā)言人應(yīng)該在公司身居要職，有權(quán)代表公司講話；良好的外型和表達能力；知識面豐富，有清晰明確的語言表達能力、傾聽的能力及反應(yīng)力、外表整潔、大方得體；執(zhí)行原定計劃并加以靈活調(diào)整的能力；有現(xiàn)場調(diào)控能力，可以充分控制和調(diào)動發(fā)布會現(xiàn)場的氣氛。

8、提問
在新聞發(fā)布會上，通常在發(fā)言人進行發(fā)言以后，有一個回答記者問的環(huán)節(jié)?？梢猿浞滞ㄟ^雙方的溝通，增強記者對整個新聞事件的理解以及對背景資料的掌握。有準備、親和力強的領(lǐng)導(dǎo)人接受媒體專訪，可使發(fā)布會所發(fā)布的新聞素材得到進一步的升華。
在答記者問時，一般由一位主答人負責(zé)回答，必要時，如涉及到專業(yè)性強的問題，由他人輔助。
發(fā)布會前主辦方要準備記者答問備忘提綱，并在事先取得一致意見，尤其是主答和輔助答問者要取得共識。
在發(fā)布會的過程中，對于記者的提問應(yīng)該認真作答，對于無關(guān)或過長的提問則可以委婉禮貌地制止；對于復(fù)雜而需要大量的解釋的問題，可以先簡單答出要點，邀請其在會后探討。




9、媒體邀請
邀請的時間一般以提前3到5天為宜，發(fā)布會前一天可做適當?shù)奶嵝?。?lián)系比較多的媒體記者可以采取直接電話邀請的方式。相對不是很熟悉的媒體或發(fā)布內(nèi)容比較嚴肅、莊重時可以采取書面邀請函的方式。
參考資料來源：搜狗百科-新聞發(fā)布會